Sauf mention contraire au sein de conditions particulières du contrat, les conditions générales de ventes ci-dessous s’appliquent aux prestations fournies par la société VIR by JP, pendant toute la durée du contrat. Elles définissent les engagements réciproques de VIR by JP et son donneur d’ordres. Ces conditions sont susceptibles d’être modifiées régulièrement par la société VIR by JP, y compris pendant la durée du contrat. Ces CGV sont consultables à tout moment sur le site internet www.vir.fr ou sur le portail Horizon portail-virbyjp.com

PRÉAMBULE

VIR by JP, Société par Actions simplifiées au capital social de 2 234 112 € dont le siège social est situé Route de Romans, 26260 Saint Donat sur l’Herbasse, France (numéro RCS B 333 784 676 ROMANS), ci – après désignée « VIR by JP », est spécialisée dans le transport routier de fret de proximité en France et à l’international pour le compte de ses clients professionnels Donneurs d’Ordres et de leurs clients destinataires consommateurs finaux.

Outre les informations disponibles sur le site institutionnel de VIR by JP(www.vir.fr) , les informations suivantes sont communiquées conformément aux dispositions de l’article L.111-2 du Code de la consommation. VIR by JP est enregistrée sur la liste des entreprises inscrites aux registres marchandises et commissionnaires.
A ce titre, VIR by JP France détient :

• Une licence pour le transport intérieur de marchandises par route pour compte d’autrui ou la location de véhicules industriels avec conducteur destinés au transport de marchandises, assuré par des véhicules n’ayant pas l’obligation de détenir une licence communautaire (Numéro 2021/84/0002483), délivrée par le ministère chargé des transports au travers du préfet de Lyon (69)
• Un certificat d’inscription au registre des commissionnaires de transport commissionnaire, délivré par le ministère chargé des transports au travers du préfet de Lyon (69)
• Une autorisation d’exercer la profession de transporteur public routier au moyen de véhicules motorisés, délivrée par la DREAL Auvergne-Rhône Alpes
• Une licence pour le transport communautaire de marchandises par route pour compte d’autrui n°2021/84/0002480, délivrée par le ministère chargé des transports au travers du préfet de Lyon (69)

VIR by JP est assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée et identifiée par un numéro individuel en application de l’article 286 ter du code général des impôts : TVA intracommunautaire FR51 333 784 676.

Conditions de prise en charge

Conditions préalables au transport

Le donneur d’ordres est tenu de donner en temps utile les instructions nécessaires et précises pour l’exécution de la mission de VIR by JP, aucune responsabilité ne pouvant être imputée à VIR by JP en cas de déclaration ou documents erronés, incomplets ou fournis tardivement. Toute instruction particulière pour l’injection dans le réseau VIR by JP ou pour la livraison doit faire l’objet d’un ordre écrit et renouvelé pour chaque envoi et doit avoir été acceptée de manière expresse par la société VIR by JP.

Marchandises non autorisées dans le réseau VIR by JP

La remise des marchandises à la société VIR by JP entraine l’acceptation immédiate et sans réserve des modalités décrites dans les conditions générales de vente. Ces conditions ne pourront faire l’objet d’une dérogation que dans le cadre de conditions particulières stipulées au sein du contrat liant VIR by JP à son donneur d’ordres ou par l’intermédiaire d’avenants à ce même contrat.

Les donneurs d’ordres de VIR by JP s’interdisent de remettre à VIR by JP des marchandises relevant des réglementations nationales et internationales sur les produits dangereux ou d’une manière plus générale les produits présentant un danger pour l’environnement, les personnes ou les moyens de production de la société VIR by JP, tels que, sans que cette liste soit exhaustive :

• Les matières explosives, radioactives, inflammables, toxiques
• Les armes et les munitions, même factices
• Les gaz
• Et d’une manière générale toutes les marchandises classées dangereuses par les conventions, lois ou règlements en vigueur, et notamment celles répondant aux critères et prescriptions réglementaires de l’ADR (arrêté du 1er juin 2001 modifié et ses amendements successifs)
• Les objets de valeur tels que métaux précieux, bijoux, article d’horlogerie, pierres précieuses et semi-précieuses, moyens de paiement de toutes sortes, objets d’art, chèque déjeuner, chèque cadeaux,…
• Les animaux vivants ou morts, cendre humaine, reliques funéraires
• Les stupéfiants et psychotropes
• Le tabac et l’alcool
• Les produits contrefaits
• Les publications/supports audiovisuels interdits par la loi
• Les denrées alimentaires/périssables et végétaux

Dans le cas où le donneur d’ordres déciderait malgré tout de confier ce type de marchandises non éligibles, ceux-ci seront transportés à ses propres risques et périls, en garantissant ainsi VIR by JP contre tout recours dont ce dernier ferait l’objet pour non-respect des lois et règlements. Une infraction de ce type de la part du donneur d’ordres donne entière liberté à VIR by JP de disposer des marchandises comme il le jugera opportun et le donneur d’ordres accepte de supporter les frais induits par ces décisions. Ainsi, VIR by JP sera autorisé à refuser les marchandises et à les renvoyer à son donneur d’ordres, à la charge de ce dernier. VIR by JP se réserve le droit d’ouvrir les colis ou de les passer au rayon X, de sorte de pouvoir en vérifier le contenu et le respect de ce dernier des restrictions de transport décrites plus haut.

Prévisions de volumes

Chaque année avant le 20 décembre, le donneur d’ordres sera tenu de communiquer à VIR by JP les volumes d’ordres de transport qu’il estime vouloir confier à VIR by JP pour l’année à venir, à la maille mensuelle.

De plus, avant le 20 du mois M-1, le donneur d’ordres sera tenu de communiquer à VIR by JP les volumes d’ordres de transport qu’il estime avoir à lui confier sur le mois M, à la maille hebdomadaire.

Dans le cas ou les volumes communiqués mensuellement dépasseraient d’au moins 25% les volumes prévus en fin d’année précédente, VIR by JP se réserve le droit de refuser tout ou partie des volumes excédentaires.

De même, si les volumes constatés sur une semaine donnée dépassaient les volumes communiqués mensuellement, VIR by JP se réserve le droit de les reporter à la semaine suivante et ainsi de suite.

Malgré tout, il est entendu que VIR by JP fera son maximum pour absorber les volumes excédentaires, s’il estime qu’ils ne lui font pas courir le risque de saturer son réseau et ses moyens de production en général.

Déchargement des camions dans le réseau VIR by JP

Les camions en provenance du donneur d’ordres injectés dans le réseau de VIR by JP devront faire l’objet d’un rendez-vous préalable, à minima 72h avant, par email et obligatoirement via l’outil de gestion des rendez-vous de VIR by JP (Shiptify) pour les injections au hub. Ces demandes de rendez-vous devront impérativement faire l’objet d’une validation de la part de VIR by JP, au plus tard 48h avant l’arrivée du camion. En cas de non-réponse dans ce délai, et sous réserve que le délai de prévenance de 72h soit respecté par le donneur d’ordres, la validation de VIR by JP pourra être considérée comme acquise par le donneur d’ordres.

Dans le cas où le camion arriverait en avance, VIR by JP n’aura aucune espèce d’obligation de décharger ce camion à l’avance mais fera de son mieux pour le décharger au plus vite.

Dans le cas où le camion aurait plus d’une heure de retard, VIR by JP ne sera pas tenu de le décharger immédiatement mais fera son possible pour le décharger dans les plus brefs délais.

De même, VIR by JP ne pourra faire attendre plus d’une heure le déchargement par rapport à l’horaire de rendez-vous prévu. Des plannings d’injections fixes seront à privilégier.

Chargement des camions dans le réseau VIR by JP (flux reverse)

Les règles du déchargement s’appliqueront à l’identique pour les chargements des camions reverse

• Prise de rendez-vous au moins 72h à l’avance (possibilité d’avoir un planning fixe) assorti d’un accord formel ou implicite en l’absence de réponse.
• Pas de chargement à l’avance garanti et chargement au plus vite en cas de retard du camion venant charger

Limites de services au sein des prestations

Préalable

Le donneur d’ordres aura pour obligation d’être parfaitement clair et sans ambiguïté dans la description des services que devra rendre la société VIR by JP au consommateur, en fonction des prestations qui lui sont demandées dans les ordres de transport.

Les limites de prestation devront impérativement être communiquées au consommateur final au moment de l’acte d’achat et dans les diverses confirmations d’achat, de sorte que la relation entre le consommateur final et l’équipe de livraison soit la plus fluide possible

Généralités

Pour la prise de rendez-vous avec le consommateur final réalisée par VIR by JP, il est convenu que VIR by JP fera au moins 4 tentatives pour joindre le consommateur, sur une période au minimum de 4 jours, et ce via des SMS, emails et contacts téléphoniques. Dans le cas où le consommateur final resterait injoignable, la responsabilité de la prise de rendez-vous sera transférée au donneur d’ordres, qui disposera alors de 15 jours calendaires pour positionner ce rendez-vous, en conformité avec le plan de transport de VIR by JP. Si dans ces 15 jours, la date et le créneau de rendez-vous ne sont pas communiqués à VIR by JP, cette dernière pourra retourner de manière automatique la marchandise au donneur d’ordres dans le cadre du flux reverse.

Le donneur d’ordres s’interdit d’inciter d’une manière ou d’une autre le consommateur à déballer les articles livrés en présence de l’équipe de livraison alors que le service de déballage n’est pas prévu dans la prestation demandée (LC et LS).

En cas d’impossibilité de faire passer l’article par la porte d’entrée ou par une fenêtre au rez-de-chaussée dans le cas des prestations autres que ED et LC, l’usage d’un monte-meuble sera proposé par VIR by JP et fera l’objet d’un devis que le DO sera libre d’accepter ou non. En cas de refus de ce dernier, l’article sera mis en reverse pour être retourné au DO et la prestation de livraison initiale sera facturée.

Afin de respecter la réglementation, un passage à 4 livreurs sera nécessaire si au moins l’un des colis pèse plus de 110kg. Cette option de livraison devra être transmise dans l’ordre de transport par interface par le donneur d’ordres En cas d’absence de cette option dans l’ordre de transport, elle sera automatiquement ajoutée par VIR by JP et sera facturée en même temps que l’ordre de transport.

Emporté dépôt (ED)

Cette prestation ne fait l’objet d’aucune prise de rendez-vous préalable, laissant la possibilité au consommateur final de venir retirer son article quand il le souhaite dans les horaires d’ouverture de l’agence, sans avoir à prévenir VIR by JP de son jour et horaire de passage.

Cette prestation ne fait l’objet d’aucune prise de rendez-vous préalable, laissant la possibilité au consommateur final de venir retirer son article quand il le souhaite dans les horaires d’ouverture de l’agence, sans avoir à prévenir VIR by JP de son jour et horaire de passage.

Aucune aide à la manutention ne pourra être exigée de la part du consommateur final, en particulier pour insérer son ou ses articles dans son véhicule.

Le consommateur final devra impérativement signer le bon de livraison (PDA) avant de procéder à la moindre manutention de l’article. En outre, le consommateur final assumera toutes les responsabilités lors du transport de l’agence à son domicile, y compris sur les dommages que pourrait subir les marchandises pendant ce transport.

Le ou les articles devront impérativement être retirés dans les 15 jours suivants la communication de mise à disposition sur la plateforme locale.

Livraison économique (LC)

Cette prestation se limite à la remise des marchandises au pied du camion, sans aucune assistance à la manutention, à la proximité maximum possible de l’entrée de la maison individuelle ou de l’immeuble du consommateur final, dans la limite des possibilités légales (autorisation de stationnement) et pratiques (stationnement déjà occupé, chemin trop étroit ou non praticable,…)

Livraison standard (LS)

Cette prestation se limite à la dépose des marchandises dans une seule pièce indiquée par le consommateur final, sans déballage et de facto sans reprise des emballages, sans limite d’étages et non soumis à la présence d’un ascenseur. Les portes à franchir doivent être suffisamment larges pour permettre le passage des colis.

Livraison avec déballage (LD)

Cette prestation est composée de la prestation de livraison standard (LS) à laquelle s’ajoutent le déballage des articles et l’évacuation des emballages en vue d’être injectés dans un flux de traitement et de valorisation.
Des spécificités existent sur chaque famille de produits :

• Mobiliers en kit : Non proposé
• Canapés et fauteuils : Pas de montage des pieds (y compris en présence de pré-perçage) et des accoudoirs ou appuie-tête, pas de raccord des modules (Ex : canapés d’angle)
• Produits blancs et bruns : Pas de branchement et de mise en service

Livraison avec installation (LI)

Cette prestation vient directement complétée la prestation avec déballage (LD), en proposant un service de « prêt à l’emploi » à l’exception des produits blancs et bruns pour lesquels la prestation spécifique LE est prévue (la prestation LI ne concerne que les canapés, literies et meubles montés) Il s’agit exclusivement d’installation sans outil (connexion des éléments d’assise d’un canapé d’angle, vissage des pieds et fixation des appuie-tête sur des canapés et des fauteuils,…), ne nécessitant pas plus de 15 minutes à 2 livreurs. Il est rappelé que le montage des pieds n’est réalisé qu’en présence de pré-perçage (pas d’usage de perceuse)

Livraison avec mise en service (LE)

Les prestations avec mise en service devront impérativement se faire sur une installation conforme et existante. Cette nécessité s’impose du fait que les équipes de livraison de VIR by JP ne disposent pas des compétences requises pour des travaux électriques autre que des branchements simples.
Les services suivants sont inclus dans la prestation « LE » :

• Recherche de chaines (uniquement chaines de la TNT)
• Branchement à l’arrivée d’eau (lave-vaisselle, lave-linge et frigo américain)
• Débridage du lave-linge
• Raccordement gaz (plaques de cuisson)
• Mise en place d’un domino électrique, uniquement pour les plaques de cuisson

Les services suivants sont exclus de la prestation LE :

• Raccordement de la TV à la box internet, avec ou sans boitiers CPL
• Paramétrage de la box internet
• Passage par des chemins de câble
• Fixation murale (TV, bibliothèque,…)
• Perçage de mur
• Montage/habillage de la porte du produit avec le mobilier de cuisine existant pour les produits encastrables
• Formation sommaire sur les fonctions du gros électroménager

Livraison avec montage (LM)

Cette prestation sera réalisée uniquement sur les meubles en kit, sans nécessité de perçage et sans fixation murale. L’équipe de livraison de VIR by JP ne pourra être amenée à utiliser que des outils de base (Tournevis, marteau, clefs plates)
Les temps de montage transmis dans par interface dans l’ordre de montage doivent être au minimum ceux indiqués dans la notice du fabricant. Ces temps de montage étant très souvent sous-estimés, ils pourront être révisés par VIR by JP avec l’accord du donneur d’ordres s’ils avèrent insuffisants pour réaliser un travail de qualité. En cas de désaccord pour ajuster le temps de montage alloué sur un article donné, VIR by JP pourra décider de ne plus accepter cet article avec la prestation de montage.
La notice de montage est nécessairement dans la langue officielle du pays de livraison.
Le montage des meubles se fera conformément aux instructions de la notice de montage.

Reprise de marchandise chez le consommateur final

Les reprises de marchandises, avec ou sans relivraison, sont réalisées par VIR by JP dans les conditions suivantes :

• Les articles ne sont pas nécessairement emballés par le consommateur, VIR by JP prenant le soin de protéger les articles avant manutention.
• Certains articles devront être préparés pour la reprise : Débranchement de l’électroménager (eau, gaz et électricité), réfrigérateurs et des congélateurs vides et secs, meubles vides
• Le lieu de reprise doit être parfaitement accessible
• Pour les reprises simples, quelque soit la prestation fournie lors de la livraison initiale, le tarif appliqué sera celui d’une livraison standard (reprise dite standard)
• S’il s’agit d’une reprise avec relivraison, la prestation transmise dans l’ordre de livraison ne doit pas être inférieure à la livraison standard (pas de livraison sur le trottoir dés lors qu’il y a une reprise à effectuer)
• Dans le cas où il est nécessaire de démonter le meuble à reprendre, la tarification du montage sera appliquée (reprise avec démontage)

Reprise anciens produits (DEEE & DEA)

La collecte DEA, est un service de collecte d’anciens équipements d’ameublement. Ce service a lieu lors de la livraison de votre produit et est applicable uniquement sur les meubles, canapés et literies.
La collecte DEEE (Déchet d’Equipement Electrique Electronique) est un service de collecte d’un équipement fonctionnant grâce à des courants électriques ou des champs électromagnétiques, c’est-à-dire tous les équipements fonctionnant avec une prise électrique, une pile ou un accumulateur (rechargeable).
Dans le cadre des lois sur les DEEE et DEA, renforcées par la loi AGEC, VIR by JP peut récupérer les anciens matériels pour les injecter dans les filières de recyclage créées pour cela. Le DEEE doit être vidé / dégivré / câbles attachés

Le DEA doit être emballé, protégé et sécurisé :

• Mobilier : Démonté avec l’ensemble des éléments attachés ensemble
• Matelas : Houssé et protégé intégralement.
• Canapés : Protégé dans son intégralité avec une housse

Ces options sont devenues obligatoires avec la loi AGEC, qu’elles soient demandées au moment de l’achat ou au moment de la livraison.

Il est rappelé que ces reprises pour destruction sont effectuées sur le principe du 1 pour 1, c’est-à-dire que les équipes de livraison ne pourront reprendre que l’équivalent en quantité et en qualité de ce qu’ils auront livré (Exemples : 1 canapé contre 1 canapé, 1 lave-vaisselle contre 1 lave-vaisselle,…).
Que ces options soient sollicitées ou non dans l‘ordre de transport, elles seront systématiquement

Annulation de commandes et de rendez-vous livraison ou reprise

Les annulations d’ordre de transport devront être communiquée à VIR by JP exclusivement via le CRM. Aucune annulation transmise par voie oral, par email ou par courrier ne saurait être prise en compte par VIR by JP.
Une fois l’ordre de transport annulé dans les systèmes d’information de VIR by JP, la marchandise sera automatiquement et sans délai orientée vers le flux reverse.
Des frais d’annulation seront facturés aux DO afin de couvrir les coûts supportés par la société VIR by JP avant et au cours de l’opération d’annulation. Deux cas de figure :
– Si l’annulation est demandée alors que la marchandise concernée se trouve encore au hub, un forfait sera facturé pour couvrir les coûts de réception au hub, de transfert vers le hub reverse et les frais administratifs induits.
– Si l’annulation est demandée alors que la marchandise se trouve déjà dans la plateforme locale, la facturation portera sur l’approche aller (Hub => plateforme locale) et approche retour (plateforme locale => Hub reverse), ainsi qu’un forfait pour couvrir les frais administratifs. L’annulation d’un rendez-vous de livraison ou de reprise est autorisé sans surcoût jusqu’à 24h ouvrées avant l’heure de rendez-vous. Au delà, la prestation sera facturée aux DO comme si la prestation avait été réalisée et un nouveau rendez-vous sera programmé ultérieurement.

Transfert de responsabilité

Transfert de responsabilité – Du donneur d’ordres vers VIR by JP

Le transfert de responsabilité lors de la prise en charge des marchandises dans le réseau de VIR by JP est matérialisé de manière exclusive par le rapport d’arrivage automatiquement transmis par ce dernier à son donneur d’ordres dans les 48h ouvrées suivant le début du déchargement du camion.
Ce rapport d’arrivage transmis de manière électronique (email et interface) décrira en quantité et en qualité ce qui a été reçu dans le camion.

Seront notamment mentionnés :

• Les colis reçus conformes
• Les colis manquants par rapport à l’annonce du donneur d’ordres
• Les colis excédentaires par rapport à l’annonce du donneur d’ordres
• Les colis en avarie mais jugés présentables au consommateur final (« avarie livrable »)
• Les colis en avarie et jugés non présentables au consommateur final (« avarie non livrable »)
• Les colis non identifiés (absence d’étiquette)

Une fois ce rapport d’arrivage transmis, les dommages qui seront apportés aux marchandises (avarie, perte,…) seront de la responsabilité de VIR by JP et pourront donner droit à litige pour le DO.
Le chauffeur du camion sera tenu d’assister au déchargement de sorte de pouvoir mentionner des réserves sur la CMR dans le cas d’une manutention qu’il jugerait compromettante pour l’intégrité des marchandises.

Transfert de responsabilité – De VIR by JP vers le consommateur final

Lors de la livraison, l’annotation et la signature du bon de livraison électronique (PDA) signifiera transfert de responsabilité entre VIR by JP et le consommateur final.
Pour les livraisons hors du domicile (ED et LC), une pièce d’identité sera demandée au consommateur final.

Transfert de responsabilité – Du consommateur final vers VIR by JP

Lors des reprises, l’annotation et la signature du bon de reprise électronique (PDA) signifiera transfert de responsabilité entre le consommateur final et VIR by JP.
Jusqu’à la restitution aux DO dans le cadre de la reverse logistics, la marchandise sera placée sous la responsabilité de VIR by JP.

Transfert de responsabilité – De VIR by JP vers le donneur d’ordres

Dans le cas le plus courant où le transport des camions reverse est organisé par le donneur d’ordres, le transfert de responsabilité aura lieu au moment de la signature de la CMR au moment de l’enlèvement des marchandises.

Limites de responsabilité de VIR by JP

La responsabilité de VIR by JP se limite à la réparation du seul dommage matériel justifié.

Pertes et avaries

A l’exception d’un éventuelle mention écrite dérogatoire, la responsabilité de VIR by JP pour perte ou avarie ne pourra être sanctionné au delà de 30% TTC du prix de vente TTC de l’article concerné, dans un maximum de 1000€ TTC, ce montant incluant le dédommagement de l’article et de ses frais de transport.
Aucun litige ne peut être exigé sur des livraisons et/ou des retours d’une ancienneté supérieure à 3 mois par rapport à la date de livraison/reprise.

Absence du consommateur final lors de la livraison

En cas d’absence ou d’injoignabilité du consommateur dans le créneau de livraison (2h), un avis de passage est déposé, mentionnant les modalités de la seconde présentation.
La prestation initiale est facturée au donneur d’ordres.

Ne passe pas

Le donneur d’ordres aura l’obligation de faire vérifier par ses consommateurs que les colis peuvent passer les portes à franchir pour atteindre la pièce de livraison.
Dans le cas où il serait nécessaire de déballer préalablement les articles pour les faire passer, l’équipe de livraison fera signer une décharge au consommateur final, écartant la responsabilité de VIR by JP concernant la dégradation des articles, des sols et des murs.
Si la livraison n’est pas réalisable, le donneur d’ordres se verra proposer une prestation avec monte-charge qu’il pourra refuser. En cas de refus de cette option, la prestation initiale sera facturée et la marchandise sera mise en reverse.

Abimé lors du chargement du véhicule lors des retrait en plateforme (ED)

Lors des retraits en agence, si le consommateur final endommage la marchandise au moment du chargement de cette dernière dans son véhicule, la responsabilité de VIR by JP ne pourra être engagée, même si les agents de la société VIR by JP étaient amené à aider le consommateur final dans cette réalisation (ex : Femme enceinte, personne handicapée,…), malgré le fait que cette prestation n’est pas prévue.

Evénements exceptionnelles

Certains événements exceptionnels écarteront ponctuellement la responsabilité de VIR by JP, le prémunissant contre toutes formes de conséquences financières.
Sans que cette liste soit exhaustive, les événements suivants rentreront dans ce périmètre :

• Grèves
• Conditions climatiques exceptionnelles (chute de neige et routes enneigées, tempête, grêle,)
• Pénuries généralisées de carburant
• Fermeture de cols en montagne
• Périodes de vacances dans les zones à très fort densité touristique
• ….

Litiges

Expression des demandes de litiges

Les demandes de litiges doivent exclusivement être transmises sous forme de tickets via le CRM de VIR by JP ou le portail Horizon.
Ces demandes doivent impérativement comporter les informations suivantes :

• La référence du donneur d‘ordres
• Le nom du consommateur final
• La plateforme a l’origine du litige
• La nature du litige
• Le prix de vente TTC des marchandises concernées, spécifiquement payé par le consommateur concerné par le litige, y compris la ristourne éventuelle
• Le montant induit du litige (30%)

Les litiges ne peuvent se justifier que de 2 manières :

• Une auto-déclaration de perte ou de casse à quai de la part de VIR by JP au sein de son réseau
• Les annotations du BL pour les avaries et les manquants à la livraison.

Les réclamations sont limitées à une réclamation par ordre de transport, étant entendu qu’un règlement vaut règlement intégral et final pour toute perte et tout dommage en lien avec l’ordre de transport.
Aucun litige ne peut être exigé sur des livraisons et/ou des retours d’une ancienneté supérieure à 3 mois par rapport à la date de livraison/reprise.

Facturation des litiges

Le donneur d’ordres ne pourra facturer la société VIR by JP d’un article perdu, cassé et/ou manquant qu’après obtention d’un numéro de litige donné par la société VIR by JP via le CRM. Ce numéro de litige devra apparaitre obligatoirement sur la facture émise par le donneur d’ordres.
Le donneur d’ordres devra facturer mensuellement les litiges validés dans le mois écoulé, en annexant à la facture un fichier Excel dans un format imposé par VIR by JP (Annexe 3)
Les parties s’entendent sur le fait que le poste litiges ne peut excéder 5% du chiffre d’affaires réalisé par la société VIR by JP avec son donneur d’ordres.

Facturation

Contrôle pondéral

Les tarifs étant structurés autour du poids des produits à livrer ou à reprendre, VIR by JP sera autorisé à mener des campagnes de contrôle pondéral.
Elles consisteront à peser de manière inopinée un échantillon de 200 colis sur une période la plus courte possible et de comparer le poids annoncé dans l’ordre de transport et le poids mesuré
En cas d’écart entrainant une perte de chiffre d’affaires supérieure à 0,5%, VIR by JP communiquera les éléments mesurés à son donneur d’ordres en lui octroyant 15 jours pour effectuer une contre-expertise.
Dans le cas où la mesure ne serait pas contestable par le DO, ce dernier devra :

• S’acquitter d’une régularisation d’un montant égal à l’écart de CA constaté sur l’ensemble de l’année civile déjà écoulée
• Corriger dans les 30 jours suivant la fin de la période de contre-expertise sa base de données de sorte de transmettre les poids réels dans les ordres de transport.

Règlement des factures

Les factures sont émises mensuellement et payables à 30 jours date d’émission
En cas de désaccords sur une facture, le DO s’oblige à payer la totalité du montant de la facture sans retard et à indiquer par écrit à VIR by JP, sans délai, le motif de sa contestation
La perte ou l’avarie ne permettent en aucun cas au DO de suspendre, en tout ou partie, les paiements dus à VIR by JP.
L’imputation unilatérale du montant des dommages allégués sur le prix des prestations dues est interdite.
Les parties conviennent que les créances et dettes réciproques nées de l’exécution des présentes conditions ne peuvent se compenser sur la seule initiative de l’une ou l’autre d’entre elles.
Conformément à l’article L.441-6 du code de commerce, toute somme non payée à l’échéance produira, de plein droit et sans mise en demeure préalable, intérêt calculé sur la base du taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage, avec un minimum de trois (3) fois l’intérêt légal, ainsi que le paiement d’une somme forfaitaire de quarante (40) euros due au titre des frais de recouvrement
En cas de non-respect d’une échéance convenue, toutes les factures non encore échues deviennent de ce fait, et de plein droit, exigibles, y compris celles qui auraient fait l’objet de conditions particulières. En outre, VIR by JP aura dans ce cas le droit d’exiger le paiement comptant de l’ensemble des sommes dues ou devenues exigibles de ce fait, avant d’exécuter toute nouvelle prestation de transport.
Le transporteur a sur toutes les marchandises et valeurs qui lui sont confiées, en application des articles L133-7 du Code de Commerce et 2286 du Code Civil, droit de rétention et de préférence en garantie de toutes ses créances, même nées à propos d’opérations antérieures ou étrangères aux marchandises et valeurs retenues. En outre, quelle que soit la qualité en laquelle le Transporteur intervient, le donneur d’ordres lui reconnait expressément un droit de gage conventionnel emportant droit de rétention et de préférence générale et permanent sur toutes les marchandises, valeur et documents en sa possession, et ce, en garantie de la totalité de ses créances (factures, intérêts, frais engagés) que le transporteur détient contre lui, même antérieures ou étrangères aux opérations effectuées au regard des marchandises, valeurs et documents qui se trouvent effectivement entre ses mains

Emballage des marchandises

Les marchandises confiées par le donneur d’ordres à VIR by JP devront impérativement comporter une protection adaptée à ses caractéristique intrinsèques (fragilité, poids,…) de sorte d’être compatible avec les manipulations multiples et délicates qui seront effectuées dans le déroulement des opérations de transport et de livraison.
En outre, les composants du produit doivent être immobilisés, y compris en cas de retournement du colis ou de manipulation intensive.
Par grande famille d’article et par analogie avec d’autres familles non mentionnées, les prescriptions sont les suivantes :

• Meubles : Carton double ondulé à 5 épaisseurs, cornières et plots, dimension du carton conforme au dimensions du contenu afin d’éviter tout mouvement à l’intérieur du carton, positionnement des pièces et leur protection à l’intérieur doivent empêcher la détérioration des composants par écrasement
• Gros électroménager et High-tech : Emballage carton ultra renforcé ou emballage rétractable avec la totalité des cotés protégée.
• Canapés et fauteuils : Film plastique minimum 100 micron et plaques cartonnées sur les parties dures.
• Matelas et sommier : Carton ou housse plastique minimum 100 microns

Les insuffisances manifestes d’emballage seront de l’entière responsabilité du donneur d’ordres.
VIR by JP se réserve le droit de refuser et de renvoyer des marchandises qu’il considérait comme insuffisamment protégées.
Dans le cas où un article ou une famille d’articles présenteraient des taux supérieurs à 10% d’avarie à la livraison (en nombre ou en valeur), qu’elles soient ou non imputables au transporteur, VIR by JP se réserve le droit de ne plus les prendre en charge tant que le donneur d’ordres n’a pas mis en œuvre des adaptations permettant d’envisager de passer sous ce taux maximum.

Confidentialité et protection des données personnelles (RGPD)

Tant pendant l’exécution du contrat qu’après son expiration, pour quelque cause que ce soit et ce, pendant les cinq (5) ans qui suivent cette expiration, les parties garderont strictement confidentiel l’ensemble des informations échangées dans le cadre de leur échanges et relations contractuelles.
Le transporteur et son donneur d’ordres mettent à la charge de leurs préposés et agents la même obligation de confidentialité.
Dans le cadre des prestations qui lui sont confiées, la société VIR by JP pourra être amenée à traiter des données à caractère personnel, appartenant à ses donneurs d’ordres et leurs destinataires.
Ce chapitre a pour objet de préciser les obligations de VIR by JP en matière de gestion des données à caractère personnel qu’elle est susceptible de traiter et/ou auxquelles elle est susceptible d’avoir accès dans le cadre de l’exécution des prestations qui lui sont confiées par ses donneurs d’ordres.
Dans le cadre de ses relations contractuelles, VIR by JP a la qualité de responsable de traitement des données personnelles confiées par les donneurs d’ordres pour les finalités suivantes :

• L’exécution de la prestation de transport, dont le suivi de colis, l’envoi de notifications de livraison aux consommateurs finaux et la gestion des préférences de livraison,
• La réalisation de la mesure du niveau de satisfaction des consommateurs finaux

Les durées de conservation des données personnelles ne pourront pas excéder les durées légales.
Afin d’assurer la protection des données personnelles ainsi que leur traitement conforme, VIR by JP s’engage à :

• Disposer d’une politique interne de protection des données personnelles ;
• Traiter les données personnelles qui lui sont confiées juste pour les besoins induits par l’exécution du présent contrat.
• Informer les personnes du traitement de leurs données à caractère personnel pour les besoins de l’exécution du présent contrat

A ce titre, VIR by JP garantit :

• Tenir son registre de responsable de traitement,
• La mise en place les mesures permettant le respect de la réglementation applicable,
• Le traitement des données personnelles de manière loyale et licite,
• La nomination d’un délégué à la protection des données (« DPO »).

Les donneurs d’ordres doivent collecter et transmettre les données personnelles de ses propres consommateurs finaux à VIR by JP pour l’exécution des prestations de transport. Le donneur d’ordres s’engage donc au préalable, à procéder à toutes les informations relatives à la collecte, au transfert et au traitement de ces données personnelles, conformément à l’article 13 du RGPD.
Le donneur d’ordres s’engage à informer ses propres consommateurs finaux des transferts de données personnelles pour la bonne exécution des prestations.
Plus généralement, le donneur d’ordres s’engage à respecter l’ensemble de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles
VIR by JP s’engage à garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles communiquées par le donneur d’ordres ou le consommateur final et à les traiter conformément à la règlementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.
Plus particulièrement, VIR by JP s’engage notamment à mettre en place les mesures techniques et organisationnelles permettant d’assurer, compte tenu de l’état des règles de l’art, un niveau de sécurité et de confidentialité approprié au regard des risques présentés par le traitement et la nature des données à caractère personnel traitées.

En tout état de cause, VIR by JP s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles, à les remplacer par des moyens d’une performance au moins équivalente.
Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.
Les données à caractère personnel traitées en exécution du contrat ne pourront faire l’objet d’aucune divulgation à des tiers en dehors des cas prévus dans le contrat ou de ceux prévus par une disposition légale et/ou réglementaire.
VIR by JP s’engage à ce que pendant toute la durée du contrat les données personnelles soient hébergées au sein de datacenters situés sur le territoire de l’Union Européenne.
VIR by JP s’interdit tout flux transfrontalier de données personnelles, quel qu’il soit, en dehors de l’Union Européenne, sauf consentement préalable et écrit du donneur d’ordres.
VIR by JP définit librement les voies et moyens de transport et confie l’exécution des prestations à un ou plusieurs sous-traitants, au sens de la règlementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, de son choix.
VIR by JP s’engage à mettre à la charge de son (ou ses) sous-traitant(s) les mêmes obligations que celles fixées au présent contrat pour que soient respectées la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des données personnelles.
Le donneur d’ordres, s’il le souhaite, pourra réaliser un audit, directement ou par l’intermédiaire de tout sous-traitant externe indépendant, non concurrent direct de VIR by JP, afin de s’assurer du respect des obligations de VIR by JP relevant de la réglementation sur la protection des données personnelles.
Un « incident de sécurité » (ci-après désigné « incident ») s’entend comme une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée à des tiers de données personnelles transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.
VIR by JP s’engage à informer dans les meilleurs délais ses donneurs d’ordres, tout incident entraînant accidentellement ou de manière illicite la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé à des données personnelles faisant l’objet du traitement.

Conformément au RGPD, VIR by JP s’engage à permettre aux donneurs d’ordres et à ses consommateurs finaux l’exercice de leurs droits, incluant :

• Le droit d’accès : extraction dans un format lisible des informations dont VIR by JP dispose, dans le cadre de la relation avec le Client, sur la Personne Concernée à partir d’un numéro de colis ;
• Le droit de rectification ou de suppression, pour lequel une attestation d’exécution pourra être demandée ;
• Le droit à la portabilité des données personnelles ;

VIR by JP s’engage à traiter la demande dans les délais légaux et réglementaires prévus.

Adresses et coordonnées des plateformes VIR by JP

Hub de distribution France

182 Route de Marolles 41330 FOSSÉ FRANCE
Standard : +33 (0)2 54 55 47 50
reseaunational@vir.fr

Hub reverse

7 Rue des Mardeaux, 41000 Villebarou
Standard : +33 (0)2 54 43 50 94
VIRBYJP55@perrenot.eu

Plateformes locales (réseau susceptible d’être modifié régulièrement)

 (1) Données à titre indicatif, voir informations précises dans le plan de distribution mis à disposition sur le portail Horizon